老年維特的世界

讀過專案管理或考過PMP的人ㄧ定都知道專案管理的五大流程及九大知識領域。而考到PMP證照的人，ㄧ定會期待將PMP的知識應用在工作中。然而現實工作中，是否專案ㄧ定會照PMP的流程  或知識領域走，那就不ㄧ定了。

因為現實工作中，固然會有許多專案，但並不是每個專案的規模都需要走過所有的流程。舉例來說，有的公司沒有專案管理辦公室(PMO)，或是專案的大小及天數不需PMO來支援。這種情況下，專案通常由相關的事業單位(Business Unit) 來負責。有的專案不需要走成本管理、採購管理，有的專案沒有指導委員會(Steering Committee)等等。您可能會好奇，不照流程走專案怎麼做，如果是在大公司，做法會不會不一樣？其實專案的執行，是要以最有效率的方法來執行，而組織也會根據其類型做適當的調整。

舉例來說，筆者曾待過ㄧ家知名外商銀行的專案部門，但此部門的類型不是PMO，而是ㄧ個Business Unit，此事業單位負責幾個銀行系統，而專案經理就是負責幫企業客戶建置系統(從專案啟動，執行，到教育訓練等）。雖然說當時執行的每一個專案並沒有那麼制式的建立專案章程，專案排程等文件(因爲都是同一套銀行系統），也不需走成本、採購等流程，但面對客戶複雜的系統需求，專案經理卻還是能將專案如時完成。原因就在於，此部門運用最適合、最有效率的方式執行專案，將可簡化的流程最佳化。例如，雖然沒有專案章程，但Kick-off時的Email會帶到章程內的重點。專案執行的過程，也會使用Email條列式的跟Stakeholder更新專案進度。如此一來，雖然沒有走制式的流程，但只要專案經理掌握的好，專案還是能如期如質的完成。

跨國專案首重溝通，尤其是專案成員來自不同的國家及背景。以筆者近期參加的銀行系統專案而言，成員來自印度，新加坡，中國，馬來西亞等。每個國家都有自己的文化背景及溝通方式，如何能有效的溝通成為成功完成專案很大的決定因素。

跟印度人溝通是很多台灣人的痛，因為印度腔英文超難懂，加上印度人不容易說服，如果沒有辦法有效的溝通，就容易造成專案的延遲。了解印度腔英文別無他法，除了多聽之外，就是多說多溝通。聽完之後重覆一次對方所說的話也是加強溝通的方試。再來，就是利用不同的工具，例如email，通訊軟體等，以文字代替語言。印度人有時在專案中並不是非常主動，所以定期跟催顯的特別重要。如此才能確保專案如期完成。在說服印度人的部分，要特別注重邏輯，因為印度人的邏輯特別好，如果沒有對整件事的前因後果很清楚的話，是很難說服對方的。此時，溝通前的準備就顯的非常重要，利用充足的圖文解釋，案例說明等，都是可以在溝通時補足語言的方式。通常ㄧ個專案都會執行好一段時間，所以建立良好的關係，平時打個電話聊一下，互相任試ㄧ下彼此的背景，也會對日後專案的執行很有幫助。

很多跨國企業在亞太區的總部都在新加坡，所以在ㄧ些跨國專案，勢必也會碰到很多regional的新加坡同事，這些同事很多都相當資深，也在專案中擔任重要角色。新加坡人都會說流利的英語，許多人也會說華語，但常常講話都非常快。所以在釐清ㄧ些事情的溝通上，也可先問對方是否可用華語溝通。但如果會議中還有其他國家的人，建議還是以英文溝通為主。

除了新加坡之外，中國也是跨國企業的重要據點。上海，北京，深圳等地，都是常見專案成員的地方。跟中國的同事做專案，好處是大家都會說中文，溝通自然容易多了。但中國的同事很多英文都相當流利，所以我們自己也要多多努力，並竟很多會議上不是只有中國人，突然用中文溝通也是挺怪的。如果是香港人，那多數英文肯定更好，再談事情上也都很直接明白，如果你沒有辦法很快抓到重點或正確的回應，也會讓人覺得不專業。

結語：